Piše: Jan Kovačič, univerzitetni diplomirani psiholog, član organizacijske ekipe EPOS 2016

Uspešne in podjetne organizacije stalno uvajajo izboljšave. Pri tem se morajo vodje ukvarjati tudi s »trdovratnimi« glavami, ki si ne želijo sprememb.  Kaj lahko vodje storijo, da se izognejo stresu in odporom?

Organizacije se stalno prilagajajo zahtevnim in spreminjajočim potrebam na trgu. Za zaposlene to pogosto pomeni stalne spremembe v načinu dela, ki jih povzroča stres in celo odpor do novosti. Držite se  5 preprostih psiholoških trikov, ki vam bodo pomagali pri vodenju ljudi v času uvajanja izboljšav:

1. Sodelavce je potrebno PRAVILNO obveščati.

Sporočite svojim ljudem: »Zakaj sprememba?« in »Kako bo sprememba izboljšala končen izdelek/stanje.«. S tem boste svojim zaposlenim razložili vizijo. Ne pozabite pa tudi na usmeritev in jim povejte »Kaj si želite, da storijo.«

2. Poslušajte talente svojih sodelavcev

Novosti in izboljšave vedno pripravljajo ljudje. Tudi kadar damo jasna, tudi po korakih napisana navodila, si jih zaposlenimi razlagajo v skladu kakor jih razume njihova »glava«. Spoznajte svoje sodelavce, njihove talente in njihove ideje. Ko uvajate izboljšavo, jih poslušajte in jih spodbudite k uporabi svojih predlogov in idej, da bo novost hitreje stopila v veljavo.

3. Razpršite odgovornost med sodelavce in jih angažirajte

Ker ste svoje ljudi, ki jih dobro poznate tudi učinkovito obveščali lahko med njimi poiščete takšne, ki vam pomagajo vpeljevati izboljšave. Razložite jim, opravljajo zelo odgovorno nalogo. Delajo na razvoju, ki bo prinašal uspeh podjetju. Razdelite naloge povezane s spreminjanjem v timu in razpršite odgovornost med člane tima, ne zgolj na vodjo.

4. Ustvarite UČNO okolje

Izboljšave in spremembe prinašajo nova spoznanja, ki nastajajo na mnogih napakah. Sprejmite napake in spodbudite, da vaši zaposleni skupaj z vami naredijo analizo situacije in s tem ustvarite priložnost za izboljšanje. Analizo možnih napak spodbujajte tudi kadar gre vse kot po maslu. Velja naj pravilo: »Nihče ni nezmotljiv. Napake se dogajajo. Izkoristimo jih.«

5. Izboljšave naj bodo skladne z vrednotami organizacije

Vse izboljšave poskusite povezati z vrednotami (tistimi pravimi, ki veljajo za ljudi, ne zgolj na papirju). Vsako spremembo poskušajte opisati z obstoječimi vrednotami. Če jih boste smiselno povezali, vam bodo sodelavci sledili. Npr.: »SCRUM predstavlja fleksibilnost. Tako kot imamo fleksibilen delovni čas, tako bi radi ustvarili tudi čim bolj fleksibilen način dela.«

Psihologija dela in organizacije se že mnoga leta ukvarja z vodenjem ljudi v času sprememb. Vsi se strinjamo, da so spremembe stalne in nujne. Navadno gre vodjem dobro pri uvajanju novih procesov kot je na primer uvedba poslovnega računalniškega programa za spremljanje poslovanja, ali  SCRUM metodologija vodenja projektov. Težave pa nastopijo pri praktični uporabi izboljšav pri delu, ko ima na primer zaposleni težave z uporabo novega poslovnega programa, ali pa na primer težave z agilnim načinom dela pri izpeljavi projektov.

Bodite pripravljeni nanje!